Koukki
Het platform voor de planning van tijdelijke werkkrachten op evenementen: als volledige service door Koukki, of als doe-het-zelf-abonnement waarmee je zelf plant, budgetteert en met externe leveranciers communiceert.
Impact
Eén platform voor zones, posities, shiften, budget en materiaal per evenement
Een doe-het-zelf-abonnement dat organisaties rechtstreeks in het platform aankopen
Externe leveranciers uitnodigen, aanvragen versturen en alles exporteren vanuit het platform
De oprichters van Koukki plannen al jaren de tijdelijke werkkrachten van grote Belgische festivals, concerten, parades en bedrijfsevents. Dat werk zat vol telefoontjes, mails, spreadsheets en last-minute wijzigingen. Samen met hen bouwden we een platform dat die hele planning centraliseert: van de eerste zone op de kaart tot het budget per leverancier en de exportlijsten voor op het terrein. Wat begon als een intern planningsplatform is intussen uitgegroeid tot een product met twee formules.
Koukki of doe-het-zelf
Koukki: planning en levering
Koukki neemt de volledige planning op zich en levert de evenementbegeleiders. De klant volgt alles mee in het platform: posities, shiften, budget en documenten.
Het doe-het-zelf-abonnement
Organisaties kopen het abonnement rechtstreeks in het platform: een licentie per planner en "koukki's" als tegoed per te plannen positie. Daarmee plannen ze zelf hun mensen en communiceren ze met externe leveranciers.
Van kaart tot export
Plannen op de kaart, in een lijst of in de kalender
Teken zones op de kaart en zet er genummerde posities in. Dezelfde planning bekijk je als lijst of in de kalender, en je deelt ze met één klik.
Shiften per positie
Per positie leg je het roltype, de oriëntatie en de taak vast en plan je shiften met datum, uren, aantal personen en de leverancier die ze invult.
Budget per leverancier
Het budget wordt automatisch berekend en opgevolgd per klant, per externe leverancier en per positie, met eenmalige kosten, aantal shiften en aantal personen.
Materiaal per post en zone
Zie in één tabel welk materiaal je op welke post en in welke zone nodig hebt: van fluohesjes tot megafoons.
Externen uitnodigen en aanvragen versturen
Nodig externe leveranciers uit voor een evenement en stuur je aanvraag vanuit het platform. Documenten en instructies deel je gericht per doelgroep.
Exports in eigen huisstijl
Posities, shiften, budget en materiaal exporteer je als PDF of Excel, met het logo van de organisatie, voor op het terrein of voor de boekhouding.
Uitdagingen
- Een planning die tegelijk ruimtelijk (zones en posities op de kaart), tijdsgebonden (shiften en kalender) en financieel (budget per leverancier) is, in één samenhangend model.
- Meerdere partijen op één evenement: de organisator, Koukki en externe leveranciers, elk met eigen rechten en eigen zicht op de planning.
- Van intern planningsplatform naar product: abonnementen, tegoeden en aankopen moesten in het platform zelf kunnen, zonder manuele opvolging.
Oplossingen
- Een webplatform in Flutter op een Java-backend in AWS, met dezelfde backend voor de mobiele app op het terrein.
- Eén datamodel waarin zones, posities, shiften, leveranciers, budget en materiaal aan elkaar hangen, zodat elke weergave (kaart, lijst, kalender, budget, materiaal) dezelfde bron gebruikt.
- Rollen voor organisatoren, planners en externe leveranciers, met uitnodigingen en aanvragen vanuit het platform.
- Een abonnementsmodule met licenties per planner en koukki's als tegoed, aan te kopen en te verlengen in het platform.
- Exports naar PDF en Excel in de huisstijl van de organisatie.
Resultaten
- Een betrouwbare planningstool die Koukki dagelijks gebruikt voor de eigen evenementen en die organisaties nu ook zelf afnemen.
- Minder manueel werk, minder misverstanden met leveranciers en een budget dat altijd klopt met de planning.
- Een platform dat blijft groeien: intussen kwam er een mobiele app voor planners en festivalleiders op het terrein bij.
Wat dit voor jouw project betekent
- Van interne tool naar product: we bouwen zo dat een platform kan groeien van een oplossing voor één organisatie naar een abonnement dat andere organisaties afnemen.
- Abonnementen en aankopen in het platform: licenties, tegoeden en verlengingen regelen je gebruikers zelf, zonder manuele facturatie.
- Een partnerschap op lange termijn: we werken al jaren met Koukki samen en breiden het platform stap voor stap uit, met web en mobiel op één backend.
Over Koukki
De oprichters van Koukki zijn al jaren aan de slag in de evenementensector, nl in de planning van tijdelijke werkkrachten van grote Belgische festivals en concerten. Dit gaat gepaard met veel communicatie naar leveranciers en klanten, veel last minute wijzigingen en veel manueel werk. Om het proces te stroomlijnen, fouten en misverstanden te vermijden, hebben ze ons gevraagd een simpel in gebruik platform te ontwikkelen die alle aspecten van de planning vergemakkelijken.
Meer over de formules en een demo op koukki.com.
Intussen kreeg het platform een vervolg: de Koukki-app brengt de planning naar het terrein, voor planners en festivalleiders.
Ben jij klaar om jouw app te ontwikkelen?
Let's talk!
Heb je nog verdere vragen over onze expertise in app ontwikkeling of wenst u graag een offerte? Neem vandaag nog contact op met IT Licious en ontdek hoe wij je kunnen helpen bij het realiseren van jouw digitale dromen.